Optimización de Recursos

La razón de ser de cualquier empresa es su rentabilidad, y es por ello que el Management debe efectuar una búsqueda permanente de mejoras, ya sea incrementando sus ingresos y/u optimizando sus costos.

Los cambios en el contexto, en el sector, la presión competitiva, etc., exigen un permanente replanteo de los costos, buscando mejorar el funciona-
miento de la empresa en términos de efectividad y eficiencia operativa.

En ese sentido, en distintas compañías y en distintos momentos se han aplicado desde el Downsizing hasta el Lean Manufacturing.

No obstante, estos análisis han resultado ser enfoques parciales que no abordan de manera exhaustiva ni sostenible el problema, con un impacto razonable en la rentabilidad, pero que, a veces, han perdido de vista la estabilidad y la sustentabilidad del negocio. Es por ello que la optimización de costos requiere de una metodología que contemple:

• Un diagnóstico integral de las actividades y recursos

• Un diseño adecuado de los planes de acción

• Una implementación sustentable en el largo plazo

Las “5 Fases” para la Optimización

La metodología de G & P contempla 5 fases sucesivas que comienzan con el análisis de lo que hemos denominado el Método de las 4H (¿Qué TENGO, DEBO, TENDRÍA y DEBERÍA Hacer?), continúan con la definición de los Mapas de Actividades y de Recursos, el diseño de los Planes de Acción, y finalizan en la Implementación y Seguimiento de los Planes.

Sin embargo, la implementación de práctica de mejora será posible siempre y cuando exista un alto grado de involucramiento de la Alta Dirección, que asegure un proceso participativo, iterativo, dinámico y permanente.

 

Fase 1: Análisis de las Actividades

Optimización de Actividades, Procesos y Recursos

Análisis estratégico del negocio
• Relevamiento de lo que se está haciendo: clasificación entre lo que tengo que hacer (actividades que el mercado impone realizar) y lo que debo hacer (actividades que la empresa se auto impone)
• Identificación de lo que no se está haciendo: clasificación entre lo que tendría que hacer (mayor rentabilidad) y lo que debería hacer (minimización de riesgos)
Mapa Integral de Actividades
• Definición del Nivel de Actividad: frecuencia e intensidad de las tareas, evolución y tendencia
Análisis de Rentabilidad Marginal de las actividades que se proponen realizar
• Elaboración de la Matriz de Riesgos: para las actividades que se estarían dejando de hacer, contemplando impacto y probabilidad de ocurrencia de los riesgos asociados
• Informe de Avance de Oportunidades de Mejora valorizadas (“Quick Wins”)

 

Fase 2: Análisis de Procesos Críticos

Optimización de Actividades, Procesos y Recursos

• Identificación de los procesos críticos de cada una de las actividades relevantes
Análisis detallado de los procesos: detección de tareas que no generan valor o que representan sobreproducciones o reprocesos; puntos críticos, etc.
Workshops de optimización de procesos: consenso de las oportunidades
• Diseño de nuevos modelos de operación
• Informe de Avance de Oportunidades de Mejora valorizadas (“Quick Wins”)

 

Fase 3: Análisis de los Recursos

Optimización de Actividades, Procesos y Recursos

• Identificación de los recursos actuales de la organización: naturaleza, disponibilidad, costos; etc.
• Definición de recursos totales necesarios: análisis de alternativas, estimación de ahorros de costos, necesidades de inversión, erogaciones para viabilizar tales ahorros (indemnizaciones, retiros, tercerizaciones, etc.); etc.
Mapa Integral de Recursos
Informe Integral de Oportunidades de Mejora valorizadas

 

Fase 4: Diseño de los Planes de Acción

Optimización de Actividades, Procesos y Recursos

• Apoyo en la definición de los Planes de Acción: determinación de los cronogramas, responsables y presupuestos para cada plan individual, participación y coordinación de otras áreas
Priorización de los Planes de Acción
• Definición de los Indicadores Claves de Gestión (KPI’s) que permitan medir el progreso de la optimización definida

 

Fase 5: Seguimiento de la Implantación

• Implantación de un Tablero de Control que permita una visualización sencilla de la evolución general de los planes
Monitoreo individual de la implementación de cada plan
Evaluación de los efectos reales versus los esperados
Informe de Propuestas de Ajustes a la implementación

Porqué G & P?

G & P Management Consultants ha desarrollado una metodología propia y novedosa que permite:

• Identificar y evaluar acciones eficaces (más con lo mismo), eficientes (igual con menos) y efectivas (más con menos)

• Colaborar en la elaboración de los planes de acción factibles de realizar

• Aportar herramientas para monitorear la implementación de las mejoras